Technicien en CDD, Assistant Administratif de la direction Mission Campus H/F, BAP J

Informations

Corps
Technicien en CDD
Profil / Intitulé du poste
Assistant Administratif de la direction Mission Campus H/F
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
B
Lieu de travail
Talence
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Patrimoine, immobilier, logistique, prévention, sécurité.
Detail de l'affectation:
Direction Mission Campus
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 30/10/17 au 12/11/17
Date de prise de fonction
01/01/18
Durée
1 an
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

L’Université de Bordeaux est issue de la fusion des 3 universités Bordeaux-I Sciences et Technologies, Bordeaux 2 Segalen (sciences de la santé, sciences humaines) et Bordeaux IV Montesquieu (droit, sciences économiques et gestion).

La création de l'université de Bordeaux (50 000 étudiants, 5600 personnels) marque la concrétisation d'une ambition commune au service du territoire bordelais et aquitain: une grande université rayonnante à l'internationale avec une offre de formation pluridisciplinaire permettant la réussite de tous les étudiants, adossée à une recherche innovante et structurée, ancrée sur un campus vivant et ouvert sur la cité.

Ce nouvel établissement est en charge de missions interuniversitaires, dont le portage et la gestion de l’Opération Campus du site bordelais, qui implique également l’Université Bordeaux Montaigne. Cette opération immobilière de grande ampleur vise à rénover et réhabiliter en profondeur les campus universitaires, elle s’inscrit dans le cadre des programmes nationaux d’Investissements d’Avenir.

Le projet, d’un montant global de plus de 500 M€, concerne la réhabilitation de près de 60% du patrimoine universitaire bordelais (318 600 m² réhabilités/3 600 m² créés) ainsi que la réalisation de projets d’aménagement. Pour le réaliser, l’Etat a doté les universités bordelaises de 475 M€.

L’équipe chargée de l’Opération Campus (6 personnes) porte l’animation et l’avancement du projet :

• Pilotage financier, juridique et technique

• Coordination des différents acteurs

• Pilotage des études urbaines, études de programmation immobilière et d’aménagement urbain, études diverses pré opérationnelles

• Suivi des projets réalisés par la filiale de réalisation SRIA et coordination avec les utilisateurs universitaires

Sous la responsabilité du Directeur de la mission opération campus, l’assistant(e) assure auprès de la direction de la mission opération campus un ensemble de tâches administratives et  financières dans le respect des techniques, règles et procédures  du domaine d'activité.

Descriptif des missions:

  • Assurer le secrétariat de la direction et des opérations ( accueil téléphonique, prises de rendez-vous, organisation de réunions, compte rendus, mise au point de dossiers de synthèse,  rédaction de courriers, … )
  • Assurer un appui administratif auprès des membres de l’équipe (chefs de projets et chargée d’ingénierie financière) et un accompagnement quotidien dans leurs démarches,
  • Assurer la gestion financière et administrative des marchés (saisie des commandes, liquidation des factures, établissement des certificats de paiement, …)
  • Suivre et mettre en application les différentes procédures de marchés
  • Assurer la gestion administrative et financière des déplacements de l'équipe (réservations transport/hôtel, ordres de mission, engagement des dépenses, …)
  • Élaborer et suivre des tableaux de bord
  • Classer et archiver les documents
  • Participe à l'élaboration ainsi qu’à l’animation d'outils de communication liés au projet, à l'organisation de séminaires, manifestations, ou conférences

Compétences attendues:

Secrétariat (bac+2) ou BTS

Savoirs :

  • Connaître et maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative
  • Connaître les bases de la gestion budgétaire et comptable
  • Connaître et maîtriser les outils bureautiques courants

Savoir-faire :

  • Savoir travailler en équipe et en réseau
  • Savoir appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
  • Savoir structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée avec réactivité
  • Savoir rendre compte
  • Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer

Savoir-être :

  • Être rigoureux et organisé
  • Faire preuve de discrétion et veiller au respect de la confidentialité
  • Disposer d'un sens relationnel aigu, de capacités d'écoute et de conseil
  • Faire preuve d'initiative et d'aptitude à proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

Une expérience sur des missions similaires est exigée.

 

Modalités de candidature

CV et Lettre de Motivation à envoyer jusqu'au 12 novembre 2017 à :
recrutement@u-bordeaux.fr
ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

1532,33 € bruts par mois selon la grille des contractuels de catégorie B de l'université de Bordeaux et selon profil et expérience

Mots clés :

Mise à jour le 30/10/2017