Ingénieur d'études en CDD, chargé de projets internationaux F/H, BAP J

Informations

Corps
Ingénieur d'études en CDD
Profil / Intitulé du poste
chargé de projets internationaux F/H
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
A
Lieu de travail
351 cours de la Libération, Talence
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Recherche, international, partenariats et innovation.
Detail de l'affectation:
Direction des relations internationales (DRI)
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 22/09/17 au 08/10/17
Date de prise de fonction
01/11/17
Durée
12 mois
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

La. Le chargé.e de projets internationaux assure, au sein du service « Formation et Mobilité Internationales (FMI)», la mise en œuvre et la gestion administrative et financière des projets internationaux portés/impliquant l'Université de Bordeaux. Il/Elle participe également à la mise en place de procédures qualité au sein du Service FMI et plus largement au sein de l’établissement afin d'assurer une gestion efficace des projets internationaux de formation et en conformité avec les règles des financeurs.

Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du service « Formation et Mobilité Internationales ».

Descriptif des missions:

Activités essentielles :

Suivi et gestion de projets européens et internationaux Formation

Coordination du consortium de partenaires & mise en œuvre des activités du projet;

  • Développer et mettre en place des outils adaptés (suivi du planning, suivi du budget …) et des activités de coordination du projet en lien avec le porteur de projet et les universités partenaires ;
  • Suivi de la mise en œuvre du projet et du plan de travail défini, en lien avec le porteur de projet et l’équipe administrative de la composante ;
  • Assurer l’information et la communication au sein du consortium
  • Assurer l’interface avec le bailleur
  • Organiser les réunions de consortium (logistique et suivi des échanges et décisions)
  • Effectuer un suivi et un contrôle des activités du projet suivant une fréquence prédéfinie en lien avec le porteur du projet et le responsable du service Formations internationales et mobilités ;
  • Rendre compte auprès de l’enseignant-chercheur (des enseignants-chercheurs) porteur(s) de projet et des parties prenantes au projet, des financeurs et du service de l’avancée du projet et en fonction présenter des préconisations et des modifications de planning ;
  • Alerter l’enseignant-chercheur (les enseignants-chercheurs) porteur(s) de projet, les parties prenantes au projet et le responsable de service en cas de dérives (délais, ressources, livrables) et être force de proposition pour rétablir la trajectoire

Coordination des aspects administratifs et financiers liés aux activités du projet

  • Piloter la structuration du projet : réaliser les documents de suivi du projet (planning, budget, cadrage, …) en interaction avec le porteur de projet/l’équipe projet d’UBx
  • Suivi des aspects contractuels et légaux du projet (convention de subvention, accord de consortium/accord bilatéral avec les partenaires, avenant, règlement financier) en lien avec les services compétents ;
  • Veiller au respect des obligations décrites dans la convention de subvention et l’accord de consortium ;   
  • Gestion et suivi financier de la subvention européenne allouée (gestion et suivi du budget UBx, reporting financier; reversement aux partenaires, coordination du reporting financier au niveau du consortium)
  • Suivre la réalisation opérationnelle du projet : notamment au regard du plan financier prévisionnel, des versements effectués aux partenaires et des activités mis en place (performance) à la fois pour UBx et les partenaires ;
  • Préparer et rédiger les rapports d’activité (en lien avec le Porteur de projet) et financiers après du bailleur ;

Coordination des activités liées à l’organisation de la mobilité et l'accueil des étudiants internationaux à UBx et chez les partenaires. Mise en place et suivi des mobilités étudiantes au sein des consortia, suivi des study tracks, envoi des informations aux bureaux mobilités, organisation des évènements liés aux projets.

Promotion et travail sur la pérennisation du projet

Communication et Promotion du projet (création et mise à jour du site internet, organisation d’action de promotion et de capitalisation du projet à Bordeaux et au niveau du consortium…). Diffuser l’information, promouvoir, valoriser le projet et les produits issus du projet (alumni ; workshop) auprès des publics cibles

Participation et accompagnement à l’animation de réseaux métiers au sein d’UBx et à l’international

Contribuer à la mise en place d’une démarche qualité au sein du Service FIME et à la diffusion au sein de l’universitédes procédures et des bonnes pratiques mises en place (Collèges et départements); partage d’expertise sur la gestion de formations internationales et notamment labellisées EM ;

Portefeuille projets : Masters IPCV (coordination) ; Doctorat TransGlobalHealth (partenariat) ; Partenariats Stratégiques ICTPlast, SCAHPT, INNOV'AGE in the Postal Sector, INSIDE, EMPLEAP (partenariats)

Compétences attendues:

Savoirs :

  • Connaissance et compréhension de l'environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche en France et à l'international ;
  • Connaissance générale de la règlementation d'un établissement public, d’un EPSCP, notamment dans les domaines juridique, financier ;
  • Connaissance et compréhension de l'Université (trajectoire, politiques, services, interlocuteurs …) ;
  • Connaissance générale des domaines disciplinaires et scientifiques du (ou des) projet(s) géré(s);
  • Maîtriser les techniques rédactionnelles et de communication orales et écrites ;
  • Savoir rendre compte, transmettre l’information sur des supports appropriés en fonction des publics ;
  • Etablir et rédiger des reportings (rapports, tableaux de bord…).
  • Maîtriser l’anglais (compréhension orale et expression écrite)

Savoir-faire :

  • Cadrer un projet en fonction des contraintes exprimées par le porteur de projet et les ressources disponibles ;
  • Conduire des négociations ;
  • Conduire une démarche de projet, maîtriser l’ingénierie de projet (suivi, gestion) y compris les outils classiques de gestion de projet et apporter une harmonisation des concepts dans l’environnement de travail;
  • Construire des outils de suivi et de planification spécifique au projet ;
  • Savoir alerter, rendre compte du déroulement du projet ;

 Savoir-être :

  • Posséder des qualités relationnelles, la facilité à engendrer un dialogue, faire preuve de diplomatie, … ;
  • Posséder un sens du discernement et la capacité à s’adapter ;
  • Animer l’équipe projet et savoir coordonner dans la durée des réunions ;
  • Obtenir l’adhésion de partenaires autours d’un projet, savoir fédérer les acteurs,
  • Être agile dans la pluralité des dossiers / projets à gérer et vis-à-vis de la diversité des interlocuteurs (chercheurs, entreprises…) ;
  • Etre curieux et force de conviction ;
  • Démontrer un esprit d’analyse et de synthèse efficace
  • Avoir un sens de l’organisation, de la méthode et de la rigueur ;
  • Savoir travailler en équipe
  • Être disponible auprès des divers acteurs.

Expériences demandées :

  • Connaissance de la règlementation européenne ;
  • Connaissance générale de la situation internationale ;
  • Connaissance générale des dispositifs institutionnels et financiers dans le domaine international et notamment communautaire.

Modalités de candidature

CV + lettre de motivation à transmettre pour le 8 octobre 2017 à recrutement@u-bordeaux.fr ou en cliquant sur le bouton "postuler" en haut à droite de cette page.

Informations complémentaires

La Direction des Relations Internationales (DRIDirection des Relations Internationales ) de l'Université de Bordeaux (31 personnes), intégrée au pôle "Recherche, International, Partenariats et Innovation", conçoit, coordonne et maintient un ensemble de services pour le développement de l'action internationale de l'Université. Sa mission est également d'accompagner le développement d'une culture professionnelle partagée des enjeux de l'internationalisation d'une université moderne.

Le Service "Formations et Mobilité Internationales" est l'un des trois services qui forment la DRIDirection des Relations Internationales à laquelle il est rattaché hiérarchiquement, au même titre que le Service "Partenariats et Internationalisation" et le bureau "Accueil des chercheurs internationaux". Il est composé de 12 agents (6 catégories A, 3 catégories B, 3 catégories C). Il assure : 

- la coordination des bureaux mobilité étudiante et la bonne mise en œuvre des tâches associées

- la gestion/management de projets européens et internationaux formation  

Il organise ses activités dans une logique de continuité et de rationalisation entre les différents niveaux de subsidiarité de l'établissement (notamment les départements et les collèges) et de transversalité au sein du pôle.

Conditions d’exercice

  • Grande variété d'interlocuteurs aux objectifs, exigences et contraintes différentes : politiques, départements, unités de recherche, collèges, organismes de recherche, partenaires
  • Enjeu majeur d'internationalisation de l'Université, associé à des objectifs de résultat à atteindre, notamment en ce qui concerne la participation du nouvel établissement aux programmes européens de formation et recherche ;
  • Etre capable de mettre en œuvre un grand champ de compétences (gestion de projets, appui à l'internationalisation des formations, communication/promotion, etc.).
  • Savoir travailler dans un contexte international impliquant une mobilité internationale
  • Savoir instaurer un dialogue avec tous les services de l'Université de Bordeaux (Financier, Communication, scolarité...), ainsi qu'avec les partenaires académiques et privés.

Astreintes : disponibilité et déplacements à l'étranger, pics d'activité à certaines périodes, notamment en période de montage.

Interlocuteurs Internes

Pôle RIPI (DGP, Dir IPE) ; CED, élus et conseils ad-hoc ; pôle formation ; services centraux ; départements ; unités de recherche ; enseignants-chercheurs ; collèges ; écoles doctorales

Interlocuteurs Externes

  • Partenaires locaux de l'ESR : autres établissements d'enseignement supérieur et de recherche du site bordelais et
  • d'Aquitaine, organismes de recherche, SATT
  • Financeurs : Commission Européenne, Agences exécutives (EACEA/REA) et Agences nationales (Agence Erasmus+), fondations
  • internationales, Ministères (notamment MESR et MAEE)
  • Acteurs du territoire : le conseil régional d'Aquitaine ; pôles de compétitivité ; agences de développement (ADI,...)
  • Universités étrangères : partenaires

Mise à jour le 22/09/2017