Ingénieur d'études, Responsable administratif et financier du Centre de formation des apprenti(e)s (CFA) de l’université de Bordeaux, F/H

Informations

Corps
Ingénieur d'études
Profil / Intitulé du poste
Responsable administratif et financier du Centre de formation des apprenti(e)s (CFA) de l’université de Bordeaux
Branche d'activité ou discipline
F/H
Catégorie
A
Lieu de travail
351 crs de la libération 33400 Talence
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel / Titulaire
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 06/11/17 au 30/11/17
Date de prise de fonction
01/01/18
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

Le CFA développe l'apprentissage au sein de l’université de Bordeaux en collaboration avec les structures d’enseignement:

  • en assurant la promotion de l’offre de l’apprentissage,
  • en apportant un soutien au recrutement des apprentis,
  • en gérant le nombre de formations par apprentissage dans les unités de formation en fonction du rythme imposé par la Région Nouvelle Aquitaine,
  • en assurant et développant des partenariats avec le tissu industriel lié à l'apprentissage,
  • en assurant la gestion administrative liée aux activités de l'apprentissage,
  • en développant et en gérant la collecte de la taxe d'apprentissage liée à l’apprentissage,
  • en gérant le reversement de la taxe d'apprentissage aux Filières de formations de l’université pour les enseignements dispensés,
  • en assurant le partenariat avec la Région Nouvelle Aquitaine,
  • en développant et en gérant la pédagogie spécifique à l’apprentissage,

Le/la Responsable administratif et financier est placé(e) sous l'autorité du Directeur du CFA.

Il/elle le secondera pour l'aide au pilotage de la structure, la mise en œuvre et le contrôle de toute mesure à caractère administratif, financier et logistique. Ces réalisations se feront dans le cadre d’objectifs validés par sa direction, dans le respect des procédures applicables, dans un souci de qualité de service, de développement des résultats, de la gestion des risques, et de la coordination efficiente entre les différentes cellules d'activités du CFA.

Il/elle mettra en œuvre la politique budgétaire et financière du CFA pour optimiser et développer les ressources, et la pratique du contrôle de gestion. Il/elle participera à la maitrise des coûts et à la gestion des risques en liaison avec les services supports de l'université (finance, juridique, ressources humaines, contrôle de gestion, immobilier et logistique, communication,...).

Il/elle participera au développement de l'expertise de gestion et de pilotage d’un CFA au sein d’un organisme gestionnaire public, et la mise en œuvre de la convention quinquennale régionale.

Il/elle représentera sa direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles spécifiques à l’apprentissage.

Il/elle sera chargé(e) de :

  • Soutenir, améliorer, mettre en œuvre le pilotage administratif, financier et de gestion de la structure, le développement d'outils de suivi des résultats et de régulation (reportings, analyse d’écarts, compte de résultat, tableaux de bord, indicateurs de gestion, propositions/suivi de plans de progrès en cohérence avec les objectifs et les moyens attribués,...),
  • Réaliser et présenter des bilans d'activités et d'aide à la prise de décision pour sa direction ou pour les autres tutelles apprentissage. Il effectuera des analyses et constats en proposant des axes d’améliorations possibles permettant de pérenniser l’équilibre budgétaire et le modèle économique du CFA,
  • Concevoir, exécuter et développer la prospective budgétaire, le reversement de la taxe d’apprentissage (Filières, Université, CFA…), et les autres ressources potentielles,
  • Encadrer les Coordinateurs de cellules sur les activités administratives, financières et de gestion,
  • Appliquer, et faire appliquer les règles et procédures, proposer des actions opérationnelles pour l'amélioration de la Qualité, l'optimisation et la sécurisation des pratiques de gestion, la continuité de service de la structure,
  • Améliorer la gestion des risques notamment administratifs, juridiques et financiers Il participera à l'élaboration des conventions du CFA,
  • Assurer une veille sur les évolutions réglementaires propres à l’Apprentissage.  

Par ailleurs, il/elle assistera et conseillera sa direction pour :

  • construire et gérer les appels à projet, pour développer des partenariats afin de promouvoir l’apprentissage, ou l'obtention de subventions (régionales, européennes,...),
  • aider ou piloter des projets d'évolution organisationnelle ou technique de la structure,
  • participer à la stratégie et à la politique de communication,

Dans le cadre de ses activités, il/elle participera au développement du réseau de connaissances industrielles pour une meilleure intégration des activités du CFA au sein des entreprises.

Descriptif des missions:

Activités essentielles :

  • Participer à la stratégie et au pilotage opérationnel de la structure (dialogue de gestion interne, modèle économique du CFA, coût formation région, plan de gestion des emplois, heures d'enseignement, politiques d’achat, de la communication,…),  
  • Participer à la conception/réalisation des objectifs et des plans de progrès du CFA. Organiser et suivre leurs mises en œuvre. Proposer des solutions d'améliorations ou correctrices,
  • Préparer le compte de résultat du CFA et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité en vue de leur justification, mettre en œuvre une comptabilité analytique, (coûts de fonctionnement/investissement/personnel, reversement et dépense de la taxe apprentissage, heures d'enseignement, conventions...),
  • Réaliser des bilans d'aide à la prise de décision et au pilotage pour sa direction (bilan taxe annuel, reportings/constats sur les activités et leurs performances, actualisation du coût formation et du modèle économique du CFA,...), et pour les tutelles de l’apprentissage (Comité de liaison, Conseil de perfectionnement, Région,…),
  • Encadrer les activités des unités concernant les activités administratives, financières et de gestion : promouvoir le pilotage des activités par indicateurs de gestion, et une démarche qualité. Proposer et mettre en œuvre des solutions ou des procédures de travail visant à optimiser la qualité de service, le respect des procédures, la performance et la sécurité juridique,  
  • Etablir/ proposer/ suivre le budget de la structure, proposer des actions correctrices, si nécessaire. Garantir le versement de la taxe d’apprentissage et des autres ressources, ainsi que le reversement de cette taxe (Filières, Université, CFA,…) conformément aux décisions applicables,
  • Organiser, réaliser, planifier et contrôler les productions comptables et financières en respectant les délais, les procédures de l'université, la réglementation apprentissage (code du travail, convention quinquennale régionale,...),  
  • Contrôler l’application des règles et des procédures internes. Diffuser et communiquer sur les procédures métiers ou nouvelles à appliquer,
  • Suivre et analyser l'évolution de la réglementation générale de l'apprentissage, participer à la constitution d'une base de documentation de référence,
  • Piloter l'élaboration des conventions afin de développer des partenariats (entreprises, crous, cred, autres,...); suivre leurs exécution, établir les bilans intermédiaires Région attendus,
  • Contribuer à la mise en œuvre de la convention quinquennale régionale, notamment les dispositions administratives et financières,
  • Participer aux appels à projet, mettre en œuvre au plan administratif et financier les conventions régionales et autres (projets d’établissement, développement de l’apprentissage,…).
  • Réaliser tout acte administratif ou de secrétariat nécessaire à la réalisation des missions du poste (saisie ...) et au bon fonctionnement du CFA et de l’UA dans la limite des compétences de l’agent.

Activités associées :

  • Réaliser, animer, coordonner et contrôler différentes activités de la structure,
  • Exploiter les données du système d’information de l’établissement (progiciels comptables et budgétaires, SGSESystème de Gestion des Services d'Enseignement , BO,…) y compris pour l’apprentissage (YPAREO, Net CFA, …), et utiliser les outils bureautiques à un niveau avancé/expert (excel, powerpoint,…), 
  • Etablir des tableaux de bord/bilans/constats de nature comptable, financière ou administrative,
  • Renforcer la culture du résultat et le contrôle interne,  
  • Elaborer, analyser des conventions ou des procédures spécifiques de travail pour la structure,
  • Animer une réunion, une équipe, gérer des conflits et des dossiers complexes,  
  • Assurer une veille réglementaire spécifique au dispositif apprentissage,
  • Contribuer à la réalisation de la stratégie apprentissage,  
  • Assurer une assistance technique, méthodologique et du conseil.

Compétences attendues:

Savoirs généraux et spécifiques :

  • Connaissance des réglementations juridique, administrative, comptable et financière relatives aux établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche,;  
  • Connaissance approfondie de la réglementation applicable aux CFA, à l'Apprentissage et à la taxe,
  • Connaissance approfondie de la convention quinquennale régionale,
  • Le fonctionnement et les circuits de décisions de la structure, et des autorités de tutelle spécifique à l'apprentissage,     
  • Connaissance de l'offre de formation de l’université et plus spécifiquement celle concernant l'apprentissage,  
  • Connaissance des techniques de l'audit interne et du contrôle de gestion,
  • Connaissance générale des techniques de la démarche qualité, de la conduite de projet et de l'accompagnement au changement,  
  • Maîtrise des techniques de communication. 

Savoirs sur l’environnement professionnel : 

  • L'organisation de l'Etablissement et sa gouvernance, les politiques et axes stratégiques de
  • développement en matière de formation tout au long de la vie,
  • Connaissances des principaux acteurs de l'apprentissage,
  • Connaissance des autorités de tutelle spécifique à l'apprentissage.    

 

Savoirs opérationnels :

  • Emettre un diagnostic sur une situation, sur des données chiffrées ou autres, avec méthodologie
  • Comprendre et traduire les besoins et les attentes de sa direction ou des services de l’Etablissement
  • Définir des moyens de contrôle et de traitement des opérations administratives et de gestion,  
  • Définir des indicateurs de gestion, calculer un coût, analyser des résultats, réaliser et suivre des plans d’actions de progrès, respecter/faire respecter les délais, développer la qualité de service,
  • Appliquer et faire appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de la gestion et des activités y compris en matière d’apprentissage,  
  • Animer et conduire une réunion, un groupe de travail, une équipe (encadrer, déléguer, évaluer, soutenir). Gérer des conflits, des situations sensibles ou des dossiers complexes,
  • Transmettre du savoir – faire (méthodologiques, techniques, documentaires, pédagogiques) en adaptant ses explications aux interlocuteurs,
  • Utiliser/exploiter/développer l’utilisation des systèmes d’informations et des outils informatiques,
  • Travailler en équipe ou en mode projet,
  • Faire face aux situations d’urgence et imprévus,
  • Conduire un entretien, un projet,
  • Savoir rendre compte,
  • Qualité d’analyse, de discernement, de synthèse et de rédaction,  
  • Etre rigoureux, fiable, méthodique, autonome,
  • Qualités relationnelles et d’écoute, capacités à la communication et à la négociation,   
  • Maîtrise de soi. Faire preuve de disponibilité.

Modalités de candidature

CV + lettre de motivation à adresser au service des recrutements avant le 30 novembre 2017 en cliquant sur le bouton "postuler" (en haut à droite de cette page).

Rémunération

Selon grille indiciaire + indemnitaire fonctionnel

Informations complémentaires

L’université accueille plus de 50 000 étudiants. Elle a pour mission notamment d'élaborer les politiques de formation initiale et tout au long de la vie. Le CFA met en œuvre la politique de l’apprentissage en concertation avec les autres structures internes et externes concernées.

Le poste nécessite des déplacements occasionnels sur les différents sites de l’université et plus largement sur la métropole bordelaise.

Mise à jour le 06/11/2017

Contact

David Reungoat