IGE en CDD, Chargé d’accueil et de partenariat avec le secteur privé (F/H), BAP J

Informations

Corps
IGE en CDD
Profil / Intitulé du poste
Chargé d’accueil et de partenariat avec le secteur privé (F/H)
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
A
Lieu de travail
BORDEAUX
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Recherche, international, partenariats et innovation.
Detail de l'affectation:
Direction des Relations Internationales, Bureau d'Accueil des Chercheurs Internationaux (BACI)
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 28/09/17 au 20/10/17
Date de prise de fonction
01/12/17
Durée
12 MOIS
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

Le/la Chargé(e) d’accueil et de partenariat avec le secteur privé développe et négocie des partenariats fonctionnels avec le secteur privé, il/elle participe à l’élaboration et au  développement d’une offre de services personnalisables répondant aux problèmes logistiques  et administratifs rencontrés par les chercheurs primo-arrivants (hôtellerie, location de logements, transports, ouvertures de compte en banque et de lignes téléphoniques, souscriptions contrats assurances, ou fournisseurs électricité, gaz…). Il/elle participe à l’accueil physique, téléphonique et numérique des chercheurs internationaux.

Descriptif des missions:

Développer et pérenniser un réseau de partenaires fonctionnels avec le secteur privé

  • Prospecter auprès de prestataires de services privés (Banques, Mutuelles, Bailleurs, Hôtellerie, taxis, restauration, services à domicile, Petite enfance, salles de sport…)
  • Négocier et formaliser des offres de services réservés au public du BACI (tarifs, offres commerciales, accueil personnalisé plurilingue, etc)
  • Formaliser des partenariats privilégiés avec certains prestataires sur différentes thématiques (appels à proposition au mieux disant)
  • Sensibiliser les prestataires commerciaux privés à la question de la mobilité scientifique entrante et les impliquer dans le bon accueil des chercheurs internationaux.
  • Assurer le lien et la transversalité avec les activités des autres services impliqués dans les relations avec le secteur privé (Direction des partenariats et de l’innovation), la Fondation Université de Bordeaux ainsi que les services impliqués dans  l’accueil du public universitaire étranger (Bureaux mobilité et vie étudiante, Collège des écoles doctorales…)

Développer une offre de services  personnalisés

  • Résoudre les problèmes et trouver les solutions techniques ou juridiques appropriées aux problèmes logistiques et administratifs rencontrés par le public du  BACI, lors de son installation en France
  • Contribuer au développement d’une offre de service « Premium »
  • Orienter le public international dans les démarches liées à leur installation à Bordeaux
  • Informer et former les collaborateurs du BACI sur les solutions à apporter (mise en place de procédures)
  • Anticiper les difficultés d’ordre interculturel rencontré par le public international primo-arrivant lors de leur interaction avec des prestataires de service privés

Activités associées :

Assurer une permanence tournante d’accueil du public de chercheurs internationaux

  • Réception de dossiers administratifs (titres de séjour, affiliation sécurité sociale...), sur rendez-vous.
  • Assurer une permanence physique, téléphonique et numérique, pour répondre aux sollicitations et questions
  • Renseigner et instruire la base de données pour le suivi d’activité du Bureau
  • Recueillir les besoins et évaluer le degré de satisfaction du public

Participer à la promotion des activités du service

  • Participer ou organiser des formations ou des points d’information à l’intention des laboratoires et des services
  • S’impliquer dans l’organisation d’événements socio-culturels ou d’ateliers à l’intention des chercheurs et de leurs familles
  • Alimenter le site internet et la page Facebook du BACI
  • Participer à la rédaction des contenues de livrables publiés par le BACI (notes d’information, guide d’accueil…)

Compétences attendues:

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : formation universitaire Bac+3 minimum ou expériences significatives en lien avec le public international

Savoirs :

Connaissance du fonctionnement des agences commerciales privées dans le secteur bancaire, immobilier, hôtelier, etc…

Connaissance des règles administratives et de la législation en matière de location de logements et de prestations de service 

Connaissance des techniques commerciales

Connaissance générale de la règlementation d'un établissement public, d’un EPSCP, notamment dans les domaines juridique et financier

Connaissance et compréhension de l'université (trajectoire, politiques, services, interlocuteurs …)

Connaissance générale des domaines disciplinaires et scientifiques de l’université

Connaissance et compréhension de l'environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche en France et à l'international

 Savoir-faire :

Établir et rédiger des reportings (rapports, bilan, tableaux de bord…) permettant d’obtenir une vision globale d’une problématique

Maîtriser les techniques de négociation et maîtriser la faisabilité d’un projet de collaboration en termes techniques et administratifs (marchés publics)

Posséder une expérience dans le suivi de contrats et de conventions 

Posséder une expérience pour l'animation de groupe, le travail en réseau

Maîtriser les techniques rédactionnelles et de communication orales et écrites

Exploiter les systèmes d’information spécifiques à l'activité et les outils bureautiques 

Savoir rendre compte, transmettre l’information sur des supports appropriés en fonction des publics

Savoir gérer les priorités et posséder une capacité à traiter une grande variété de tâches 

Maîtriser l’anglais en communication et  rédaction (niveau C1) et idéalement une autre langue

Savoir-être :

Animer un réseau et savoir coordonner dans la durée des réunions, des groupes de travail, autour de projets nouveaux

Savoir travailler en équipe et créer un climat de confiance avec ses interlocuteurs, savoir conduire des négociations

Obtenir l’adhésion de partenaires autours d’un projet, savoir fédérer les acteurs 

Posséder des qualités relationnelles, la facilité à engendrer un dialogue, faire preuve de diplomatie

Travailler en grande autonomie, savoir prendre et gérer les responsabilités

Être curieux et force de conviction

Avoir un sens de l’organisation et de la rigueur

Expérience exigée dans les domaines métier couverts par le poste, idéalement dans le service à la clientèle internationale, de type hôtellerie, voyage, relocalisation d’expatriés (relocation service)

Modalités de candidature

Merci d'adresser votre candidature complète à l'adresse courriel suivante :

recrutement.ia@u-bordeaux.fr

Rémunération

En fonction de l'expérience et des grilles en vigueur à l'université de Bordeaux

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail, contraintes particulières liées au poste :

La Direction des Relations Internationales (DRIDirection des Relations Internationales ) de l'Université de Bordeaux (35 personnes), intégrée au pôle "Recherche, International, Partenariats et Innovation", conçoit, coordonne et maintient un ensemble de services pour le développement de l'action internationale de l'Université. Sa mission est également d'accompagner le développement d'une culture professionnelle partagée des enjeux de l'internationalisation d'une université moderne. 

Le Bureau d’Accueil des chercheurs internationaux (BACI) est l'un des trois services qui forment la DRIDirection des Relations Internationales à laquelle il est rattaché hiérarchiquement.  Il est composé d’un responsable, de deux chargées d’accueil (catégories A) et d’un service civique jusqu’en juillet 2016. Il assure : 

1. l’intégration administrative  et l’accueil du public scientifique international pour tout le site girondin ; 

2. l’interface avec les grandes administrations déconcentrées en Gironde (Préfecture, CPAM, CAF, Impôts, Direccte…)

3. la veille administrative et juridique sur les questions de droit au séjour et au travail du public universitaire international

Conditions d’exercice

  • Grande variété d’interlocuteurs aux objectifs, exigences et contraintes différentes : politiques, départements, unités de recherche, collèges, organismes de recherche, partenaires privés
  • Enjeu majeur d’internationalisation de l’Université, associé à des objectifs de résultat à atteindre
  • Nécessité d’assurer une continuité de service au public tout au cours de l’année universitaire

Astreintes : ce poste peut requérir une grande disponibilité lors des phases d’accueil de personnels telle que la rentrée universitaire

Interlocuteurs Internes :

  • Établissement : autres directions du pôle RIPI ; pôle FIPVU ; Pôle RHDS ; structures de niveau intermédiaire (collèges, départements, collège des écoles doctorales, instituts et écoles) ;  composantes, unités de recherche et écoles doctorales ; chercheurs/enseignants-chercheurs.

Interlocuteurs Externes :

  • Partenaires locaux de l’ESR : autres établissements d’enseignement supérieur et de recherche du site bordelais et d’Aquitaine, organismes de recherche, CHU, collectivités locales (en particulier Conseil Régional), CUEA, Fondation
  • Acteurs de l’ESR : autres établissements en France ; CAMPUS France ; ambassades…
  • Administrations publiques (Préfecture, CPAM, Trésor public, etc)
  • Acteurs du territoire : collectivités locales ; CROUS ; entreprises
  • Représentations consulaires à Bordeaux
  • Fondation Université de Bordeaux

Mise à jour le 28/09/2017